thuonglibrary Chuyện học excel
Chị vốn là đứa không giỏi tính toán. Chị không thích phân tích những vấn đề liên quan đến số liệu. Nhưng đi làm, đặc biệt hồi còn làm sale và marketing, chị phải tiếp xúc với excel nhiều. Chị phải học cách yêu em nó rất nhiều. Nhiều đến mức mà đến giờ chị lại thấy nó thú vị và mỗi lần hoàn thành một task liên quan đến nó, chị thấy vui. Vậy để rút ngắn khoảng thời gian từ lúc “áp lưc” với excel đến khi “fall in love” với em í thì tụi em có thể luyện tập trước bằng cách nào?
1. Hiểu các công việc/task tiếp xúc với excel
Chị list ra một vài task cần sử dụng excel khi đi làm:
Khi làm sale:
1. Làm báo cáo hằng quý/cycle (6 tháng)/năm:
Đây là báo cáo phân tích tình hình doanh số cho từng khoảng thời gian. Liên quan đến doanh số thì việc tiếp xúc với những con số và phân tích, đọc tên, ý nghĩa của tụi nó là điều đương nhiên.
2. Dự đoán doanh số (Forcast sales):
Việc này không đòi hỏi phân tích nhiều nhưng phải xử lý file khác nhau. Thường là sẽ dựa trên tình hình thầu cũng như tình hình tại các bệnh viện mình phụ trách để dự đoán trước số sale trong tháng hoặc trong quý tới. Công việc này thường không đòi hỏi xử lý số liệu nhiều nhưng đòi hỏi biết cách phân bố, trình bày dữ liệu sao cho gọn gàng và có thể sử dụng được nhiều lần trên file đó.
3. Các task nhỏ:
Thỉnh thoảng sẽ có những task nhỏ cần điền thông tin vào file excel. Các task này không yêu cầu phân tích nhiều nhưng ngoài việc điền thông tin thì tụi em cũng cần chú ý đến hình thức và format điền. Gởi đúng deadline với file gọn gàng từ nội dung đến hình thức thì các sếp sẽ cưng lắm đấy.
Khi làm marketing:
Cái này bạn nào phải làm mới thấm. So với việc phân tích khi làm sale thì việc phải xử lý số liệu khi làm marketing còn hóc búa và đáng sợ hơn gấp n+1 lần.
1. Marketing plan:
Tùy vào công ty mà marketing plan sẽ có những cách gọi khác nhau như orientation plan, brand plan, product plan,…
Nhưng tóm lại, Đây là file cần phải huy động rất nhiều số liệu nên việc xử lý sale của mình và đối thủ là chuyện hiển nhiên. Ngoài ra, tụi mình còn phải xử lý một đống dữ liệu liên quan đến phân tích thị trường và hiểu ra ý nghĩa của những số liệu phân tích.
2. Phân tích sale để làm project, campaign:
Đôi khi làm một project, việc phân tích sale sẽ giúp mình trả lời tại sao lại chọn làm ở đây, lúc này và dự đoán kết quả thu được.
3. Review doanh số:
Tương tự như Marketing plan thì mỗi công ty sẽ có những cách gọi khác nhau như business review, produc review,..
Sau khi đã “bán” hàng trong một khoảng thời gian, việc nhìn lại doanh số xem tình hình kinh doanh như thế nào, nơi nào đang xảy ra vấn đề cũng như nơi nào đang hoạt động tốt là việc rất quan trọng. Ở các công ty lớn, thường sẽ có các hệ thống, bộ phận hỗ trợ việc review doanh số. Nhưng hệ thống đôi khi là cái chung, nhìn tổng quan và trình bày theo ý của “hệ thống”, do đó, nhiều khi tụi mình cũng phải ôm data về để xử lý và trình bày được hợp lý và hợp ý của sếp hơn.
2. Học thẳng từ công việc mini-analysis mà sếp giao
Khi ở các vị trí nhỏ thì các sếp thường sẽ giao cho các công việc nhỏ lẻ, đóng 1 phần nhỏ từ các công việc lớn mà sếp đang làm. Ví dụ, sếp hay quăng cho file số liệu sau đó yêu cầu bạn vẽ doanh thu qua các năm. Lúc đó, nhớ tranh thủ hỏi lại sếp là cần thể hiện những gì trên biểu đồ, muốn biểu đồ hình gì, vì sao cần biểu đồ này, có cần ghi mức độ tăng trưởng hay mức uplift của sản phẩm không. Sau đó, có thể vẽ và tập phân tích ở trên biểu đồ mình vừa mới vừa vẽ. Cố gắng điều phối màu sắc và các con số sao cho chỉnh chu và đẹp nhất có thể.
Thật ra khi tự hỏi mình đã học excel từ đâu, chị cũng tự hỏi mình đã rèn luyện nó như thế nào nhỉ. Chị học qua những lần trải nghiệm, qua những task nhỏ được giao và tự mày mò xử lý nó. Nhiều data, biểu đồ trình bày không đúng, không hợp lý, chị phải vẽ đi và xử lý lên xuống gân chục lần. Tóm lại, luyện tập thực sự thì mới ổn được.
Nhưng tụi mình có thể tìm hiểu một vài công cụ và tự luyện nó qua các data tự tạo.
Pivot:
Pivot là một công cụ để sàng lọc dữ liệu và xử lý dữ liệu tự động siêu cần thiết. Nếu không phải tốn công sức xử lý từng chi tiết nhỏ thì tụi em cố gắng tìm hiểu và mày mò em nó nha. Chị chỉ trích dẫn link để tụi em hiểu về pivot thôi. Còn học được hay không là tùy vào độ chịu khó của từng bạn.
https://www.howtoexcel.org/pivot-tables/pivot-table-tips-and-tricks/
Biểu đồ bubble:
Đây là một trong những biểu đồ quyền lực của excel để trình bày thị trường và tổng quan chung một nhóm hàng/địa bàn/công ty nào đó. Chị thấy đây là biểu đồ khó vẽ nhất. Nên tụi em có thể tìm hiểu trước để trách mất thời gian khi đã đi làm.
Tìm hiểu về đặc trưng của mỗi loại biểu đồ
Mỗi biểu đồ thường mang đặc trưng cho một ý nghĩa hoặc dễ dàng truyền tại một vấn đề nào đó. Ví dụ: biểu đồ cột thì thường vẽ số sale qua các năm kèm mức độ tăng trưởng, biểu đồ tròn thường dùng để vẽ thị phần, biểu đồ miền thường đễ vẽ sự thay đổi số sale hay sự chuyển dịch số sale. Tóm lại, mỗi người mỗi vẽ nên việc hiểu được từng biểu đồ và áp dụng cho từng con số là điều tụi em có thể tìm hiểu dần dần.
Tham khảo youtube:
Cái này thì khỏi phải nói rồi. Hiện giờ có rất nhiều kênh để dạy excel. Thường khi động đến việc mà bí, chị hay gõ và search cho nhanh. Hoặc nếu internet không biết, chị chạy đi hỏi mấy anh chị làm thầu để học lỏm chút xíu về excel.
Tóm lại, học excel ở đâu là một câu hỏi siêu khó trả lời. Bởi thật ra, trải việc mới học nhanh được. Nhưng thôi, để tránh những làn bị “chửi” vì mù mờ excel. Tụi em có thể tham khảo bài viết của chị và tập tành làm theo nhé. Chúc tụi em sớm yêu excel.
Chị!
