thuonglibrary Thuyết trình là một quá trình, không phải chỉ là một khoảnh khắc!
Từ khi đi làm, chị thấy thuyết trình là một phần không thể thiếu trong công việc hằng ngày. Thuyết trình tốt biểu hiện được năng lực của người nói và khoe được thành quả của công việc tụi em làm. Chị cảm nhận, đó là một trong những nhân tố chính quyết định hiệu quả công việc và chuyện thăng tiến.
Hồi chị học cấp ba và đại học, chị tin vào kĩ năng thuyết trình của bản thân. Đối với chị hồi ấy, đọc to rõ và nói băng băng mọi thứ. Đó là một bài thuyết trình tốt. Kể cả khi hồi làm trình dược viên, chị cũng vẫn còn tin vào khả năng ấy. Vì lúc đó, chị được bác sĩ và cả sếp khen “giọng to, rõ và bài nói tốt”. Vậy mà, chị vỡ mộng tất cả mọi thứ kể từ lúc làm marketing. Lúc đó, mọi thứ đối với chị lờ mờ. Chị không biết trình bày những con số như thế nào, chị choáng ngợp khi đứng trước một căn phòng đầy người, lúc đó chị mới biết chị thiếu bản lĩnh sân khấu cực nghiêm trọng. Chị ngạc nhiên và tự ti bởi các anh chị đồng nghiệp có thể nói một slide đầy số và chữ một cách mượt mà và cuốn hút. Chị đã có nhiều lần tự cho là “thất bại” từ đó. Hôm thứ sáu vừa rồi, chị vừa có một bài thuyết trình quan trọng. Chị tự đánh giá mình đã vượt tới thang 6/10. Chị đã thấy mình tiến bộ rất nhiều. Và đó là cả một quá trình.
Chị ngồi lại tự đúc kết cho bản thân và chia sẻ thêm cho tụi em.
1. Trước khi thuyết trình:
- Tìm hiểu nội dung thuyết trình: Đây là điều kiện tiên quyết, vì nhiều khi hiểu và thấm nội dung, tụi em sẽ dễ nhảy theo nhạc hơn khi quên mạch bài. Cố gắng tìm hiểu càng chi tiết và chuẩn bị luôn cả các phần có thể bị hỏi. Các phần này tụi em để trong một folder, rồi lưu ở desktop, phòng khi bị hỏi thì mở ngay ra nhé. Ngoài ra, tụi em nên xác định người nghe là ai để chuẩn bị nội dung cho thật sát với họ nhé. Cùng một nội dung nhưng cách truyền tải cho trình dược viên sẽ khác hoàn toàn trình bày cho bác sĩ đó. Hãy tìm hiểu người nghe muốn nghe gì để nói thứ họ cần nghe. Lúc này, một khảo sát hay phỏng vấn “nhẹ” khán giả là điều nên làm.
- Chuẩn bị slide: Phải lưu ý, slide nên ít chữ và nhiều hình. Phải phân chia bài thành các phần mở, thân, kết. Chú ý đến từng chi tiết, tất cả chữ đều chuyển về thành một font (Arial). Chữ tiêu đề ở tất cả slide phải cùng size với nhau, màu sắc 1 slide thường không được quá 3 màu. Một bộ slide thường sẽ có một gam màu chủ đạo nên tụi em phải chọn ra một màu chính. Màu chính sẽ là màu logo của công ty, màu sản phẩm hoặc là màu liên quan gì đó tới nội dung bài thuyết trình (chớ không phải thích màu gì chọn màu đó đâu nha mấy đứa). Tụi em có thể áp dụng để làm luôn cho slide phỏng vấn nếu nhà tuyển dụng có yêu cầu. Chị tin là ăn điểm nhiều đó vì chị đã áp dụng và thành công mà :))))
- Tập thuyết trình: Phần này thì cả một quá trình nhưng thường sẽ không ai làm vì lười. Tuy nhiên, đối với một bài thuyết trình quan trọng, trừ trường hợp tụi em đã nắm và hiểu rõ từng chân tơ kẽ tóc của nội dung thì chị nghĩ tụi em nên tập cẩn thận. Chị hay tự thu video mình thuyết trình hoặc đứng trước gương nói để xem mình có nắm bài hay không. Chị viết sub ở phần note slide, tự nói đi nói lại vài lần rồi thu lại. Như vậy, chị sẽ biết rõ mình không hiểu phần nào và tự thấy mình hay nói lỗi phần nào để lưu ý hơn. Tối ưu nhất là nhờ ai đó nghe mình nói. Có “khán giả” thật thì lúc lên sân khấu mình sẽ đỡ run hơn và “quen” hơn.
- Các phần nhỏ: Sẽ có các phần tưởng nhỏ nhưng phải siêu chú ý trước khi bắt đầu thuyết trình. Chuẩn bị máy tính, con chuột, kiểm tra kết nối với màn chiếu, kiểm tra bút chiếu, check âm thanh và chạy thử slide trước khi thuyết trình để xem hiệu ứng hay bị lỗi gì khi trình chiếu hay không. Một điều quan trọng nữa là tụi em nên gởi slide trước cho khán giả, note ra chủ đề, thời gian và các thông tin liên quan để khán giả nắm trước. Nếu đi phỏng vấn thì nên in slide ra, bỏ vào một bìa bút và gởi cho nhà tuyển dụng nha. Điều này sẽ có 2 lợi ích: người nghe cảm thấy tôn trọng, chuyên nghiệp và chuẩn bị trước tinh thần cho nội dung; người nói sẽ lưu trữ được slide phòng trường hợp mất hết nội dung trên máy, tụi em còn File cứu trợ. Chị đã rơi vào trường hợp này một lần và may mắn có sẵn file trên Mail đã gởi. Bạn nào cẩn thận hơn thì nên úp lên hẳn drive cho an toàn.
2. Trong khi thuyết trình
Một khi đã làm tốt phần chuẩn bị, tụi mình sẽ được tiếp thêm nhiều tự tin để làm tốt vai trò của một người thuyết trình đó. Tuy nhiên cũng đừng quên vài mẹo nhỏ để làm tốt hơn nhé.
- Nội dung: chị biết powerpoint sé có phần take note cho presenter thuyết trình nhưng nếu lệ thuộc vào đó, tụi mình sẽ dễ biến thành cái máy đọc chữ. Chị đã từng vướng vài sai lầm đó, chị ghi tất cả những gì định nói vào phần note, học thuộc và cố nhớ để thuyết trình. Nhưng có một sự thất là tất cả những gì tụi mình học sẽ biến mất sạch khi đứng trước một đám đông. Vì vậy, hiểu slide và nói nội dung. Đảm bảo mình thấu hiểu tất cả nội dung và chọn ý chính nhất để nói về. Điều này sẽ giúp tụi mình làm chủ được tình thế tốt hơn.
- Cử chỉ: chú ý đừng đi nhiều quá và cũng đừng đứng im một chỗ. Nếu di chuyển nhiều quá, mình sẽ vô tình khiến khán giả đề phòng. Nó như cảm giác mà tụi em đang ngồi học và thầy cô tiến lại gần mình, lúc này tụi mình có cảm giác như sắp bị gọi dựt ngược. Cũng đừng đứng im vì ngoài giọng điệu, cử chỉ cũng là một cách làm người nghe chú ý tới tụi em nhiều hơn. Cuối cùng, tập luyện và có cơ hội trải nghiệm mới giúp chúng ta tự tin hơn. Vì vậy, cứng đơ trong những lần đầu cũng đừng nản nhé.
- Trang phục: Thường trên văn phòng, mọi người sẽ có dép đi trong nhà cho thoải. Nhưng chú ý, đừng bao giờ mang dép trong nhà vào họp/thuyết trình nhé. Nhìn thiếu chuyên nghiệp lắm, chị cũng đã từng gặp những sai lầm như vậy và bị mất điểm trầm trọng. Sau này, chị tập thủ sẵn một đôi cao gót ở trong văn phòng và chỉ dành cho họp hành. Tụi mình có thể lựa những đôi dày với màu sắc và kiểu dáng phối được n bộ đồ. Như vậy, lúc thuyết trình sẽ tự tin hơn nhiều đấy nhé.
- Cách trình bày: Hồi đó, chị hay trình bày một lèo từ đầu đến cuối và không để cho ai kịp nói gì. Sau này, chị mới biết như vậy làm người khác rất ngợp. Vì vậy, nhớ trình bày thong thả, lướt nhanh những phần mà tụi em chắc mọi người đã biết. Sau mỗi phần nhớ tạo một khoảng trống để mọi người kịp tiêu hóa thứ tụi em vừa nói.
3. Sau khi thuyết trình
- Lắng nghe phản hồi người nghe: Đi làm, thái độ quan trọng hơn trình độ nhiều. Do đó, chú ý nghe những người xung quanh phản hồi và hỏi gì để trả lời nhé. Chuẩn bị một cuốn sổ nhỏ và ghi lại câu hỏi, cũng như góp ý.
- Hỏi sếp, đồng nghiệp thân về bài thuyết trình của mình: Sếp hoặc đồng nghiệp thân thiết sẽ rất sẵn lòng chia sẻ cảm nhận về cách tụi em trình bày. Lựa chọn ý kiến mà mình cảm thấy hợp lí để cải thiện dần nhé. Việc hỏi người khác đôi khi cũng là cách thể hiện sự quan trọng của họ đối với mình nữa đó. Một công đôi việc mà đúng không.
Đấy, có một bài thuyết trình thôi nhưng đủ chuyện để làm. Bởi vậy, cứ tới mỗi đợt thuyết trình quan trọng là chị lại tích cực bận rộn. Nhưng vì thế, thời gian chuẩn bị cho mỗi lần lại rút ngắn dần. Quan trọng nhất, mỗi lần cảm nhận bản thân tiến bộ. Chị là hạnh phúc bội phận.
Chị.
–
